“社員が最初に開く画面”だけでも変える価値がある―社内ポータルを見直すときの最初の一歩―

「今の社内ポータル、正直あまり見られていない気がします」
「全面リニューアルをしたいけれど、そこまでの予算と時間はなかなか取れない」

こうしたお悩みもよくうかがいます。

実は、すべてを作り直さなくても、
“社員がログインして最初に見る1ページ”を見直すだけで効果が出るケースは少なくありません。

本記事では、社内ポータルの全面リニューアルではなく、
「1ページ目（トップページ）」を整えるところから始めるアプローチをご紹介します。

ポータルに不満を持つ社員の声を聞くと、よく出てくるのが次のようなものです。

• メニューが多すぎて、どこに何があるか分からない
• 古い情報と新しい情報が混在していて、どれを見ればいいか分からない
• 毎日見る必要があるのかピンと来ない

これらの不満の大部分は、「最初の1ページ（トップページ）」の設計に起因していることが多いです。

例えば：

• 重要なお知らせと、あまり重要でない情報が同じ見た目で並んでいる
• 社長メッセージや全社方針より先に、細かなメニューがずらっと並んでいる
• 業務に直結する導線（勤怠・経費・ワークフローなど）が埋もれている

結果として、社員は

「結局、ポータルを開くより、ブックマークやブラウザの履歴から飛んだ方が早い」

と感じるようになってしまいます。

1ページ目を見直すときの基本的な考え方は、

「全員にとって重要なものだけを、分かりやすく置く」

です。

1ページ目に置くべきもの（例）

• 全社員に関係する「重要なお知らせ」
  
  • システム障害・復旧情報
  • 組織変更・制度変更
  • 安全衛生・コンプライアンス関連の告知
• 経営層からのメッセージ
  
  • 月次メッセージ
  • 中期方針の要点
• 業務でよく使うシステムへの導線
  
  • 勤怠・経費・ワークフロー
  • グループウェア
  • ドキュメントポータル

1ページ目に置かなくてよいもの（例）

• 特定部署だけが使う専門システムへの細かなリンク
• 更新頻度が極端に低く、常に目立たせる必要のない情報
• 「とりあえず」置かれている古いバナーやキャンペーン告知

これらは、

• 部署別ページ
• 専用の業務メニュー画面
• ドキュメントツール側のページ

などに役割を分ける方が、かえって全体は分かりやすくなります。

全面的なシステム更改を行わなくても、

「1ページ目だけをCMSなどで新しく作る」という進め方もあります。

イメージとしては：

1. 今のポータルやグループウェアはそのまま活かす
2. その手前に、新しい「入口の1ページ」を用意する
3. そこから既存システムへリンクでつなぐ

という構成です。

ステップ1：現状のトップ画面のスクリーンショットを並べる

• PC版／スマホ版のトップ画面をキャプチャして、
  
  • どこに何が置かれているか
  • 本当に目立たせたいものがどこなのか

を客観的に眺めます。

ステップ2：「トップに残すもの／移動するもの」を分ける

• 全社員向けに毎日見てほしいもの
• 週に1回見ればよいもの
• 部署限定で見ればよいもの

といった粒度で仕分けを行い、
トップに残すものをできるだけ絞り込みます。

ステップ3：新しい1ページ目を設計し、既存ツールにリンクを張る

• 上で絞り込んだ要素を中心に、
  
  • 重要なお知らせ
  • 経営メッセージ
  • 主要な業務システムへのボタン
  を配置します。
• その1ページを、CMSなどで作成し、社員の「最初のアクセス先」として設定します。

1ページ目を見直すときのポイントは、
単に「情報を整理する」ことだけではありません。

• 開いた瞬間に、「会社として何を大事にしているか」が伝わる
• 今日・今週、自分にとって重要な情報がすぐ目に入る
• 日々の業務で使うシステムへ、迷わず辿り着ける

といった“心理的な使い勝手”が変わることで、

• 「とりあえずポータルを開く」が社員の習慣になりやすい
• 結果として、経営メッセージや重要なお知らせも届きやすくなる

という変化が期待できます。

社内ポータルの改善というと、
どうしても「フルリニューアル」のイメージがちらつきますが、

• 既存ツールはそのまま活かしつつ
• 入口の1ページだけを整える

という“小さなリニューアル”でも、十分に効果が出る場合があります。

その際、弊社のような立場でできることは、

• 今のトップ画面の棚卸し
• 「何を1ページ目に残すか／移動するか」の整理
• CMSや既存システムとの連携方法の設計

といった部分のご支援です。

「社内ポータルを変えたい」と思ったとき、
いきなりすべてを作り直そうとすると、時間もコストも大きくなります。

まずは、

• 社員が最初に開く「1ページ目」に何を載せるか
• そこから、どのシステムにどう案内するか

という入口のデザインから見直してみると、
ポータルの役割が少しずつ本来の姿に近づいていきます。

「フルリニューアルまでは難しいが、今の“最初の1ページ”だけでも良くしたい」

という状況であれば、まさに今回のようなアプローチが取りやすいので、
スクリーンショット1ページからでも、整理のお手伝いができると思います。