それ、本当に「ポータルサイト」ですか？グループウェア・ファイルサーバ・社内SNSとの違いを整理する

「社内ポータルを作りたいんです」
「グループウェアもあるし、ファイルサーバもあるけれど、情報がバラバラで……」

こうしたご相談の場で詳しく話をうかがうと、
お客様が頭の中でイメージしている「ポータルサイト」が、実は

• グループウェア（スケジュール／ワークフロー）
• ファイルサーバ（ドキュメントの倉庫）
• 社内SNS（カジュアルなコミュニケーション）

といった別のツールの役割と、かなり混ざってしまっていることがよくあります。

本記事では、「自分たちが欲しいのは本当に“ポータルサイト”なのか？」を見極めるための整理の仕方をまとめます。

社内の打ち合わせでよく出てくるのが、

「ポータルに全部載せたい」
「とにかくここを開けば何でも分かるようにしたい」

というフレーズです。

一見すると理想的なように聞こえますが、
ここにはいくつか落とし穴があります。

• すべての情報を載せようとして、何が重要なのか分からなくなる
• グループウェアやファイルサーバが持っている本来の機能を、
  無理にポータル側で“再現しよう”としてしまう
• 「ポータル上にメニューがあるのに、結局そこから別ツールに飛ぶだけ」という
  中途半端な導線が増えてしまう

いわば、「デスクの上にすべての資料を並べてしまい、逆に必要なものが見つからなくなる」状態に近いです。

一度、ツールごとの「本来の役割」をシンプルに整理してみます。

1. ポータルサイト（社内ポータル）

• 社員が最初に開く「入口の1枚」
• 重要なお知らせ、社長メッセージ、主要システムへの導線をまとめる
• 「今日は何が起きているか」「どこに行けば何ができるか」が分かる場所

2. グループウェア

• スケジュール共有
• ワークフロー申請・承認
• タスク管理・掲示板など、日々の業務フローを支える機能

3. ファイルサーバ／ドキュメントツール

• マニュアル・規程・企画書などの「ドキュメントの倉庫」
• バージョン管理・検索・共同編集などが得意

4. 社内SNS・チャットツール

• 気軽なコミュニケーション
• 部署やプロジェクトごとのトークルーム
• ちょっとした相談・ナレッジ共有

もちろんツールによっては、この役割が部分的に重なり合うこともありますが、
少なくとも「全部ポータルでやる」必要はありません。

ポータルはあくまで“入口とナビ”であり、
詳しい作業や保管は、それぞれ得意なツールに任せるイメージです。

実際のプロジェクトで、ポータルに機能を詰め込みすぎたケースでは、次のようなことが起きがちです。

• メニューが増えすぎて、社員がどこをクリックすればよいか分からない
• ファイルサーバの代わりにポータルにファイルを直接置き始めてしまい、
  どちらが正しい最新版か分からなくなる
• グループウェアやワークフローとの境界が曖昧になり、
  「申請はここからなのか、あっちからなのか」迷子が続出する
• 結果として、誰もポータルを“入口”として使わなくなる

つまり、
役割を絞らないポータルは、「何でもできるけれど、誰も使いこなせない画面」になってしまうリスクがあります。

そこでおすすめしたいのが、
「本当に欲しいのはポータルなのか？」を確認するための簡易セルフチェックです。

次の質問に、直感で答えてみてください。

1. 今、一番困っているのはどれに近いでしょうか？
   • A：社員が、どのシステムにログインすれば何ができるか分かっていない
   • B：申請・承認フローがバラバラで、紙やメールも混在している
   • C：マニュアルや規程があちこちに散らばっていて、最新版がどこか分からない
   • D：部署間・拠点間のコミュニケーションが足りず、情報が届いていないと感じる
2. 「早く何とかしたい」と感じるのは？
   • A：社員が最初に見る画面が、見づらくて評判が悪い
   • B：毎日の申請・承認作業がとにかく大変
   • C：文書を探す時間が長すぎる
   • D：トップのメッセージや方針が現場に届いていない
3. ここ1年以内に、最も大きく変えたいのは？
   • A：社内情報の見せ方・入口の整理
   • B：ワークフロー・勤怠・申請などの仕組み
   • C：マニュアルやナレッジの整理・検索性
   • D：組織横断のコミュニケーションの取り方

大まかな目安ですが、

• Aが多い → まずポータル（入口）の再設計が優先
• Bが多い → 先にグループウェアやワークフロー基盤の見直しが必要かもしれません
• Cが多い → ドキュメント管理（ファイルサーバ／ドキュメントツール）の整理が優先
• Dが多い → 社内SNSやチャットツールの活用設計を先に考えた方がよい場合もあります

ポータルサイトのリニューアルや新規構築は、
どうしても「大規模プロジェクト」になりがちです。

しかし、実際に効果が出ている企業ほど、次のような順番で進めていることが多いです。

1. まずは、今あるツールの役割を整理する
   • 何に使っているのか
   • どこが重複しているのか
2. 「それぞれのツールに何を任せるか」を決める
   • ポータルは入口
   • グループウェアは業務フロー
   • ファイルサーバ／ドキュメントツールは倉庫
3. そのうえで、「入口としてのポータルの在り方」を設計する

つまり、
ポータルだけを単独で考えるのではなく、社内システム全体の役割分担の中で位置づけることが重要です。

「ポータルサイト」という言葉に、何でもできる万能ツールのようなイメージがくっついてしまうと、
プロジェクトは複雑になり、現場の負荷も増えてしまいます。

本来、ポータルの役割はシンプルです。

• 社員が最初に開く「入口」
• 大事な情報と、主要な行き先への道しるべがまとまっている場所

「自分たちが本当に欲しいのはポータルなのか？」
「それとも別のツールや運用を整えることが先なのか？」

というところから、一緒に整理していけると、
“迷子にならないポータル”に近づいていけるのではないかと思います。