「登場人物×アクション×画面」で自社システムを棚卸しする

Web制作・開発

2025.12.10

LYZON編集部

「CMSがあり、MAがあり、SFAもあり、複数のツールを導入している」
このような状況は多くの企業で見られます。ただし、システム名を並べただけでは、誰が、どの画面で、どの作業を行っているのかが把握しづらいことがあります。

本記事では、システム名や機能名の一覧から一歩進めて、人の動きを軸に自社システムを整理する方法をご紹介します。整理のキーワードは、登場人物×アクション×画面です。

システム名だけ並べても、全体像は見えてこない

要件整理の初期段階で多くの企業が作成するのは、次のようなシステム一覧表です。

利用しているサービス名・ツール名の一覧
ベンダー名や契約形態の一覧

これらは重要な情報ですが、一覧表だけでは、次のような判断が難しくなります。

どの部門が、どのシステムを、どの程度利用しているのか
似た作業を複数システムで実施しており、二重入力が発生していないか
現場の担当者が、必要な作業を無理なく完了できる画面構成になっているか

このように、誰が何の目的で使っているかが整理されていないと、統廃合や再設計の判断基準を定めにくくなります。

「登場人物×アクション×画面」で考える

そこで、要件整理の現場で有効なのが、次の3要素で整理する方法です。

登場人物（WHO）：誰が使うのか
アクション（WHAT）：何をするのか
画面（WHERE）：どこで行うのか（どの画面・どのシステムか）

登場人物（WHO）の例

社外：見込み顧客、既存顧客、パートナー、応募者
社内：広報、マーケティング、営業、サポート、経営企画、現場部門

アクション（WHAT）の例

閲覧する
登録する（問い合わせ、申し込みなど）
更新する（記事更新、ステータス変更など）
承認する（申請の承認など）
ダウンロードする（資料、レポートなど）

画面（WHERE）の例

コーポレートサイト
会員サイト／マイページ
管理画面
社内ポータル
各種SaaSの画面（MA、SFA、CRMなど）

この3要素を組み合わせることで、誰が、どこで、何をしているかが具体化され、論点を共有しやすくなります。

表の作り方

1. まずは代表的な動きから着手する

最初から網羅的な機能一覧を作成しようとすると、作業量が増え、整理が長期化しやすくなります。まずは、次のような代表的な動きから始めると進めやすくなります。

情報閲覧 → 問い合わせ → 申し込み
申し込み → 変更手続き → 決済
記事更新 → 承認 → 公開

このように、後工程で増えやすい分岐（変更、決済、承認、例外対応など）を想定しておくと、要件の見直しが必要になる場面を減らしやすくなります。

2. 表サイトと管理画面を先に分ける

打合せでは、表サイトと管理画面の話題が混在すると、議論の前提が揃わず、仕様の再確認が増えやすくなります。そのため、棚卸しの段階で表サイトと管理画面を明確に区別し、議論の対象を固定することを推奨します。

3. 行に人の動き、列に画面・システムを置く

棚卸し表は、次の考え方で作成すると、作業が具体化します。

行：具体的な人の動き（登場人物×アクション）
列：どの画面・どのシステムで実行しているか（画面）

この形式で整理すると、二重入力や責任分界（どの部門がどこまで対応するか）などの論点が表に出やすくなります。

棚卸しで見えやすい不整合の例

棚卸し表を作成すると、現場で頻出する論点として、次のような不整合が見つかりやすくなります。

同じ顧客情報を、会員サイトで登録した後に、別システムへ手入力している
閲覧専用の想定だった画面で、現場が更新作業まで実施している
重要な手続き（例：契約更新）が、利用頻度の低い画面階層にあり、導線が分かりづらい

この段階で重要なのは、どのツールを使っているかではなく、どの動きが、どの画面に乗っているかを特定することです。これにより、見直すべき対象と観点（運用工数、責任分界、画面導線、連携方式など）が明確になります。

ここまで整理できると、ベンダーに相談しやすくなる

棚卸しが進むと、再設計の方向性を検討しやすくなります。たとえば次のような判断が可能になります。

特定のアクションは、ユーザー自身が完了できる導線にする
二重入力が発生している作業は、標準化や統合の対象として整理する
更新作業が集中している領域は、責任分界と運用体制の観点で再整理する

相談を受けるベンダー側も、棚卸し表を前提に、画面構成（導線、役割分担）やシステム構成（統合・分離、連携方式）の提案を行いやすくなり、要件定義の手戻りを減らしやすくなります。

機能の議論に入る前に人の動きを整理する

Webシステムの再構築や統合を検討する際は、CMS選定や連携方式などの議論に入りやすい一方で、その前提となる人の動きが曖昧なままだと、調整回数や見直しが増えやすくなります。

まずは、登場人物×アクション×画面の観点で、次の情報を棚卸ししてみてください。

現状整理（棚卸し）：誰が、どの画面で、どの作業を行っているか
非機能要件の整理：運用体制、権限、監視、性能などの前提条件
方式選定の判断材料化：統合・分離、連携方式の比較軸を固定する
移行ステップ設計：段階的な移行順序と、増えやすい分岐の管理

社内だけでは棚卸しが進まない場合や、棚卸しと合わせて将来像も整理したい場合は、検討初期の段階からご相談いただけます。まずは現状をメモにした簡易な形でも問題ありませんので、棚卸しから着手してみてください。

よくあるご質問（システム棚卸し：登場人物×アクション×画面）

Q1. システム名（CMS/MA/SFA…）の一覧を作ったのに、全体像が見えません。何が足りないのでしょうか？

“ツールの名前”ではなく、「誰が・どこで・何をしているか」の情報が抜けていることが多いです。システム一覧表（ベンダー名・契約形態・機能名など）だけだと、「どの部門がどれくらい使っているか」「二重入力が起きていないか」「現場にとって使いやすい構成か」といった判断が難しくなります。まずは登場人物（WHO）×アクション（WHAT）×画面（WHERE）の3要素で“人の動き”を起点に整理すると、統廃合や再設計の論点が見えやすくなります。

Q2. 「登場人物×アクション×画面」の棚卸しは、具体的に何をどの粒度で書けばいいですか？

最初は“完璧な機能一覧”を目指さず、代表的な動きが網羅できる粒度で問題ありません。登場人物（社外：見込み顧客/既存顧客、社内：広報/マーケ/営業/サポート等）、アクション（閲覧・登録・更新・承認・ダウンロードなど）、画面（表サイト/会員ページ/管理画面/社内ポータル/SaaS画面など）を並べて整理します。打合せでは「表サイトの話か、管理画面の話か」を毎回切り分けないと混線しやすいので、画面（WHERE）の段階で最低限“表と裏（管理）”を分けておくのがおすすめです。

Q3. 棚卸し表ができた後、何を確認すると“再設計・要件定義”に落とし込みやすいですか？

表から見えた“おかしなポイント”を、運用・権限・量と頻度まで分解すると要件に落とし込みやすくなります。たとえば権限設計は、アクションをCRUD（作成・参照・更新・削除）に分解して「誰にどこまで開放するか」を決めると抜け漏れが減ります。また同じ「ニュース配信」でも、月1本と毎日10本では設計すべきデータ構造も運用フローも変わるため、「年間で何件増えるか」「誰がどの頻度で更新するか」まで確認しておくと、後工程でのインフラや体制の破綻を防ぎやすくなります。