Webディレクターの小林です。

日々の仕事の中で、降り積もってくるタスク。
そんなタスクを社会人は自分でこなしたり、場合によっては誰かに依頼して解決したりしています。
今回は社会人と密接な関係にある『タスクを依頼する』について考えてみました。

目次

    タスクを分類してみた

    まず、タスクについて分解していきます。

    タスクには自分で「できる」タスクと「できない」タスク、さらにはやらない「タスク」があります。
    (やらないタスクは依頼しないので、以後言及しません。)

    自分でできるタスクの条件として、「自分に時間がある」、「自分ならできる」といったリソースや技術的な要因が挙げられると思います。 逆に自分でできないタスクの条件として、「自分に時間が無い」、「自分にはできない」といった、先ほどと同じような要因があげられます。

    上記のように自分でそのタスクが「できる」、「できない」の判断があったうえで、さらにそのタスクを「依頼をする」「依頼しない」の判断が発生します。

    それぞれの軸で分類すると、下記のようにタスク分類することができます。

    依頼する 依頼しない
    自分でできる ・自分がやるより、他人がやったほうが早い(納期
    ・自分がやるより、他人がやったほうが成長のためによい(教育
    ・他人がやるより、自分でやったほうが早い(納期 )
    ・時間が無くて他人はできないけど、自分はできる(リソース
    自分でできない ・時間が無くて自分はできないけど、他人はできる(リソース
    ・自分では解決できないけど、他人はできる(技術・ノウハウ
    ・自分では決められないけど、他人は決めることができる、あるいは他人が決めるべきである(スコープ
    ・現時点で自分では解決できないけど、自分の成長のために自分でやる(教育

    タスク依頼における情報共有とその深さ

    次に、タスクを依頼する際の”深さ”について考えていきます。

    タスクを誰かに依頼するとき、必ず何かしらの情報を共有して依頼することとなります。

    「これやっといて」
    「〇〇をx/xまでにお願いします。」
    「△△△をするために、この××に□□□の作業をx/xまでにお願いします。」

    情報共有といってもその深さによって依頼の仕方やコミュニケーション量が全く異なってきます。
    その深さについてはどのように判断すべきなのでしょうか。
    考え方は十人十色だと思いますが、基本的には先ほどの5つの観点(技術・ノウハウ、リソース、納期、教育、スコープ)がベースになると考えます。

    まず、自分のスコープではなかったり、自分にはさっぱりわからなかったりするタスクの場合は、基本的には他人に頼ることが多くなると思います。逆にわからないことの多い部下に対して、成長のためにも依頼をしたい場合、情報を少し多めに渡したり、やり方も教えたりするケースがあると思います。そういったように自分や相手の状況、またはそのタスクの意図によって情報共有の深さは変わってきます。


    考えられるケースの例

    浅い情報(雑な依頼)を渡すケース:

    • 自分が対応すべきタスクではなく、他人にタスク全体を渡す場合(スコープ)
    • 自分に知見が無くて、深い情報を渡せない場合(技術・ノウハウ)
    • 自分に時間が無くて、深い情報を渡せない場合(リソース)
    • 他人にタスクの方針決めや調整を含めて、できるようになってほしい場合(教育、納期)
    深い情報(丁寧な依頼)を渡すケース:
    • 自分に知見があり、他人に知見が少ない場合(技術・ノウハウ)
    • 自分に時間があり、他人の時間が無い場合(リソース、スコープ)
    • 納期が比較的短く、手戻りのリスクが大きい場合(納期、スコープ)

    依頼をしている時点で、すでに何らかの軸で「依頼する」と判断しています。
    そのため多くの場合は、自然とどの深さで依頼をすべきかすでに決まっているはずです。

    『タスクを依頼する』とは

    タスクは自分でこなすだけではなく、必要に応じて他人、さらにはチームに対して依頼を行い、解決を図っていきます。自分も含めて、誰にどのように依頼をするか、いくつかの軸をもって適切に判断できると、より効率的に成果を上げられるのではないかと思います。

    例えば、エスカレーションやお客様との会議内容の内部共有といった業務は、あくまで他人へのタスク依頼を前提とした、準備作業であると捉えることもできます。 これらの業務は、今後発生しうるタスクについて、事前の情報共有を行い、将来的にスムーズに他人へ依頼するために行われます。

    タスクの依頼は
    「常に、自分を含めて誰がそのタスクをすべきか、そのために自分は何をするべきなのかを考え、実行すること」
    と定義することできるのではないでしょうか。

    小林

    小林(大) Webディレクター

    2014年入社。主にWebサイト構築や運用を担当。
    野球、サッカー観戦が好き。
    スプラトゥーンをよくやる。

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