【増床プロジェクト#5】いよいよ引っ越し作業に突入！

2021/07/08

こんにちは。経営企画室の鞘野です。

昨年の10月末～始まったLYZONオフィス増床プロジェクトですが、このプロジェクトには経営企画室のメンバーも参加していて、契約まわりや什器の購入手続きなど、様々な場面で関わりました。

今回は、特に私が担当をした什器の買い替えや引っ越しのことについて、書いていこうと思います。

前回の記事はこちら

やっとオフィスの間取り・レイアウトも決定し、増床後のオフィスが想像できるようになってきた頃。

ここでもう一度確認したいが、このプロジェクトは10月末に増床が決定したことからはじまった。そして今は12月初旬。ここまでにかかった期間はおよそ1か月ちょっとである。

このスピード感で進められたのは、作業の多くを業者に依頼せず社内で完結させたこと、また社長の決断の速さにある。

弊社は、やると決めたことには全力で突き進む傾向があり、これまでも様々な取り組みが社長発信や社員からの意見で行われてきた。

とはいえ…！

この地点で、プロジェクト完了期限である年末まであと1か月もないのだ。本来ならバッファとして積んでおきたい残り1か月であるが、そうもいかない。いや、いくはずがない。

こうして直前までタスクに終われバタバタとしていた弊社だったが、そんな中でも増床プロジェクトの成功に向けて着々と準備が進められていった。

デスク・椅子のお引越し編

さらに今回、引っ越しのタイミングで「デスクの種類を揃えたい。椅子はエリアごとに統一したい。」という社長からのリクエストがあった。

弊社は以前から、人員増員のたびにデスクを追加購入してきたため、各デスクの形や高さが微妙に異なっており、見栄えがあまりよろしくなかったのだ。

しかしすべてを買い替えることは今回の予算では難しいため、なるべく揃えよう…！というのが今回の目的だ。

日中は仕事中の社員がいるため、入れ替え作業のチャンスは4階の床材張替え時のみとなり、失敗のできない作業となった。

この作業にあたっては、個人が使用しているデスク・キャビネット・椅子・（中身の荷物）各80以上の個体をそれぞれ別々の目的地へ引っ越しさせる必要がある。
間違いがあってはならないため、以下のような方法で作業を進めることにした。

まず各上長に新しい座席表を提出してもらい、各社員の移動先を確認。
現状の配置状況を、社内をうろつきながら目視で確認＆廃棄するものをカウントしつつ残ったものをナンバリング、新規購入台数を割り出す。
新規購入品の商品候補選定とともに、ナンバリングした番号をもとにそれぞれの個体をどこに移動させるか…という事を一つずつ確認。

移動後はレイアウト自体変化しているため、机がなかったところに机が設置されたり、と複雑で。現状の座席表と移動後の座席表を見比べては、入社時のロジカルシンキングテストばりに想像力を働かせ、何度もデスクと椅子という名の図形をカウントしたのであった。

正直途中、「遠くから見たら誰も気づかないだろうにそこまでする必要が…？」と思ったりもしたが、この記事を執筆している今、きれいに並んでいるデスクや椅子の姿を見ると、やってよかったと思う。

以前のオフィス環境

引っ越し事前準備

4階の床材張替えにあたっては、作業をスムーズに行うため、一度荷物をすべて6階へ移動させるという方法をとった。

4階から6階へ荷物を移動させるには、当然全ての荷物を梱包する必要があり、、、社内全体を巻き込む、オフィス移転さながらの大がかりな作業となった。

通常のオフィス移転では、数日間休業をとって、社内荷物の梱包を行い、すでに諸々工事の整った状態のオフィスへ移動をするのが一般的だ。(と思う。)

しかし今回、なんといっても超ハードスケジュールで行う増床プロジェクトということもあり、業者の抑えに入った10月末～11月には、書き入れ時である業者のスケジュール調整も一苦労で…さらにビル全体の工事や新フロアの壁の増設工事なんかもあり、、、

結局弊社は、12月半ばの金曜日と、土日の合わせて3日間で、梱包から荷物の移動・電源工事・LAN配線工事、さらには床の張替えまでをつめ込むこととなった。

什器整理・買い替え

こうなると、少しでも当日作業を増やさないため、事前にできることは可能な限り進めるしかないのだ。
まずはなんといっても、後半のLAN配線工事に影響させないため、移動させる荷物は最小限にしたい。

ということで、買い替えを検討していた什器は床の張替え工事前に可能な限り廃棄する事が必須となった。

検討の結果、事前廃棄可能なものと、そうでないものを2回に分けて廃棄することに。

当初廃棄専門業者を探していたが、どこもかなり高額の見積もりがでてきた。
こんなもんなのかと思いつつも（相場がわからなくて）いろいろ調べた結果、以前からたびたびお世話になっている便利屋さんが、廃棄と同時に什器移動や新しく届く家具の組み立てまで行ってくれるとのことで、便利屋さんに依頼をすることになった。

LYZONは4→6階の移動だけではなく、サテライトオフィスにもそれなりに廃棄・移動什器があったため複雑な依頼となったが、結果的に費用を半額くらいに抑えることができた。

廃棄什器を洗い出す際は、かなり昔に購入したであろうものや謎の部品も多く、また古いPCやノートPCがあらゆる箇所から発掘された。
什器・PC類だけではなく、不要なケーブル類・ガラクタもこれを機に破棄を行った。仕分け作業は数時間にも及んだが、入社当初から、いつか整理したい、、と気になっていた箇所でもあったので、この機会に整理ができて、かなりすっきりとした。

荷物の梱包

梱包作業に関しても同様に、できるものから事前にとりかかる。

まず共有物は環境タスクフォースメンバーと経営企画室が仕事の合間にガッツで梱包するとして、それ以外の個人荷物などは、各社員に先んじて作業してもらうしかないが、、、

前日の木曜19時までは通常営業のため、デスクトップPCやサーバー、その他の関連ケーブル類はギリギリまでつないでおく必要があった。（リモートワークにて会社のデスクトップPCにリモートで接続しているため）

ただでさえ在宅勤務によりパラパラと出社する社員への共有が困難であるにもかかわらず、事細かに指示できなければ、事後「マウスがありません」「HDMIが一本足りないです」といったトラブルが発生することは目に見えている。。細かなルールの共有や、こまめなチェックはどうカバーするべきか。

環境タスクフォースメンバーと話し合い、梱包マニュアルを作成し、社員へ展開することとした。

梱包見本を作成し、写真とともに作成したマニュアルを全体会で共有した。

マニュアルの効果もあり、社員はそれぞれ質問をしたり、周りの様子を見て同じように梱包したり・・・

何とかみんなに協力してもらい無事に準備を終えることができた。と思っていた…