【増床プロジェクト#1】コロナ禍のなか、オフィス拡大を決める

2021/06/15

第1回　コロナ禍のなか、オフィス拡大を決める

こんにちは。ディレクターの菅です。
2007年の設立以来、事業拡大に伴い2度のオフィス移転を実施してきたLYZONですが、2021年1月、オフィスのワンフロア増床&リニューアルを実現しました！
更なる快適なオフィス環境を目指して、私たちが奔走したおはなしを6回にわたって連載します。

心地よいオフィスで働きたい

かつてのLYZONはモノがあふれ、配線はごちゃごちゃ。椅子を引けば後ろの人にぶつかってしまうほどの狭さ…。
会社は順調に業績を上げて成長しているにもかかわらず、オフィスは設立当初から変わらない手作り感（おうち感！？）満載であった。

そんなオフィス環境の不満を解消すべく、もっと快適に働きやすくしていこう！
ということで、2019年6月、社内プロジェクトとして環境タスクフォースを発足させた。

社員や協力会社の方が入れ替わるたびに、座席表を組み替え。スペースを確保するために、増え続ける書類やモノを処分。
忙しい業務の合間に息抜きができるようにと、リフレッシュスペースやグリーンを設置。

…しかし、いくら試行錯誤を重ねても問題の解消はできなかった。
会議室エリアもリフレッシュスペースも、気が付けばいつの間にか座席や作業スペースになってしまうのだ。
そう、問題の本質は、オフィススペースに対して従業員が多すぎること！
あまりの人の過密さに日中は居室内の二酸化炭素濃度が高くなり、改善が必要であると産業医から指摘されたほどだ。
誰もが薄々気が付いていながらも目をそらし続けてきたが、とうとう2021年度4月の時点には、どうあがいても新入社員を受け入れるスペースがないという事態に陥る。

オフィス移転が必要だっ！でも…

4月までにどうにかしなければ、という現実に直面し、とうとう社長が動いた。
オフィス移転に向けて、社としてどうしても譲れない要件をまとめて、仲介会社さんに依頼した。候補をリストアップしたものの、マッチする物件は出てこなかった。
待てば、待ちさえすれば良い物件が出てくるに違いない…という新オフィスへの淡い期待に胸を膨らませているうちに…

そう、新型コロナが世界を襲ったのだ。

先行きが見えない中、緊急事態宣言が発令され、在宅勤務や自宅待機を余儀なくされた。
LYZONもいち早くリモートワークを社の方針として取り入れ、さすがIT企業、なんのトラブルもなく、スムーズにリモートワークが定着した。
コロナが収束したあとも、勤務形態はリモートワークを基本とすることが検討されている。
当然のことながら「新オフィス要るのか？」議論の末、新オフィス移転がいったん白紙になってしまった。

フリーアドレス制を検討してみた

そうは言っても、従業員のデスクが足りないという問題に変わりはない。
現実的には、今のオフィスに新入社員を押し込む案の検討を開始する。

フル出勤しなければ、フリーアドレス制にすれば、従業員が増えても今のオフィスのままいけるんじゃないか？
引っ越さないなら、その分の費用を社内改装に充てたら、従業員のモチベーションがあがるんじゃないか？
床を張り替えたり、インテリアを一新したら、引っ越しした気分を味わえるんじゃないか？
ということで、オフィス環境に関して、全社員にアンケートをしてみた。

以前、靴箱の撤去を検討したときに、某N氏が行った伝説のアンケートを切っ掛けとして「靴箱必要派（土足派）」と「靴箱不要派（クロックス派）」の間で抗争があり、オフィスに対して皆がそれぞれ譲れないポリシーを持っていることが判明している。
（おうち感満載のLYZONでは、以前はオフィスに靴箱が設置してあり、外履きをクロックスに履き替えてお仕事をするという文化があった。）

今度こそは平和的に靴箱を撤去して、一部だけでもフリーアドレスエリアにして、どうにかワンフロアに全従業員をおさめたい！

［アンケート］フリーアドレス制について

リモートワーク・社員増加に伴い、フリーアドレス制を検討しています。

※フリーアドレス制にした場合、個人ロッカーの設置を検討しています。
※VPN作業が可能なデスク・ハイスペックPCを備えたエリアを設置するなど、業務上支障のないレイアウトを検討しています。

今までどおり自席がほしい　50％
作業が快適に行えるPCがあれば、共有席でもいい　35％
フリーアドレスでもいい　15％

【コメント】

自席が好きです。自席があるのは、嬉しいので！
コロナ禍でフリーアドレスを廃止している会社もある。感染対策はどうするつもりなのか。
共有席は退勤時にキーボードやマウスを掃除するのを徹底させるようにしてほしい。
フリーアドレスの方が今っぽくてかっこいいな！

結果：作戦失敗…
「自席がほしい」という選択肢を作ってしまったことも一因してか、「自席もらえるならわたしも欲しいよ！」という人が続々と出現してしまった。

［アンケート］床張替えに伴う下駄箱の必要性

社内環境改善のため、執務エリアの床材の張替えを検討しています。

※張替え後も現在同様週2回清掃業者に入っていただく予定です。
※下駄箱を撤去した場合、原則土足とします。ただし、個人で保管し、履き替えすることは自由とします。

下駄箱不要　75％
下駄箱必要　25％

【コメント】

靴の履き替えが面倒なタイプのため。
床清掃が入ってることと、その分少しでもフロアが広く使えるので。
オフィスが清潔に保てそうなので...
衛生的観点、掃除の手間などを考えると土足はメリットが少ないのではと思ってしまう。

結果：作戦成功！
衛生観点をしっかりすれば、靴箱の有無はそんなに問題ではないことがわかった。

やっぱり自席は欲しいよね

アンケートの結果を受けて、週に1回の出社でも自席は欲しいとの意見が思いのほか多く、自席エリアとフリーアドレスエリアを各人毎に選択してもらうことさえが困難だとわかった。
また、有難いことに更なる増員が予定されており、どうやっても今のオフィスに全員を詰め込むことには限界がある。
そこで、会議室として利用しているサテライトオフィスに、一部のメンバーを分離するという案までが検討されていた。

そんな中、なんと同じビルの別階に空きフロアが出たことが判明！
リフォーム工事前の段階なので、契約時期次第では、こちらの要望を取り入れた工事を行ってくれるというおまけ付き。
サテライトオフィスと分離するくらいなら、同じビル内に集約したほうがいい。
その日の夕方、緊急マネージャー会が開催され、コロナ禍でオフィスの縮小や売却をする企業が増えている中、また、リモートワークで出勤する従業員が少ない中、社長はオフィスを拡大するという大英断をした（あっさりと）。