これを覚えれば仕事が早くなる！業務で使うExcel小技vol.1 ～プルダウンリストの作成～

こんにちは。サポートデスクのなかむらです。

Microsoftの表計算ソフトExcelは、私たちLYZONのWEB制作の現場でも大活躍しています。
Excelでの作業はちょっとした工夫でミスが少なくなったり、大幅に時間短縮ができたり、視覚に訴えかけるような仕組みを作ることも可能です。
本シリーズでは、業務で使うと仕事を効率的に進められるExcelの小技をお届けします。

今回vol.1のテーマは「プルダウンリスト」。
これはLYZONのExcelでは必ずと言っていいほど設定されています。複数人で同じ列に入力をしなくてはいけない場合、Excelでフィルタをかけるとき、全角・半角が違ったり、スペースが入っていたりして、上手くフィルタがかけられないことがありますよね。そんな時に活用したいのが「プルダウンリスト」です。

プルダウンリストを上手に活用して、作業効率を上げていきましょう！

それでは、LYZONのサイトマップを例にプルダウンリストを作っていきます。
プルダウンリストを設定するには、以下の２つの方法があります。

1. 設定画面から直接リストを作成する
   リストの項目が少ない場合、項目の増減がない場合におすすめです。
2. リストをエクセルシートで作成する
   リスト項目が項目が多い場合、項目の増減がある場合におすすめです。

実際にそれぞれのやり方でプルダウンリストを作ってみましょう。

STEP1：プルダウンリストを作りたいセルを選択し、「データタブ」内の「データの入力規則」を選択します。

STEP2：「設定」タブの「入力値の種類」の中から、「リスト」を選択します。

STEP3：「元の値」にカーソルを合わせ「,（半角カンマ）」で区切りながら自由に選択肢を入力し、OKを押下します。

STEP4：プルダウンリストが完成しました！必要な箇所にコピーしましょう。コピーする時は、「Ctrl＋D」を使うと便利です。

動画で操作方法を確認したい方は、以下をご確認ください。

STEP1：リストを作成する

まずは選択肢となるリストを作成します。
※ 別シートにリストを作ると追加削除が便利です。

STEP2：プルダウンリストを作りたいセルを選択し、「データタブ」内の「データの入力規則」を選択します。

STEP3：「設定」タブの「入力値の種類」の中から、「リスト」を選択します。

STEP4：「元の値」にカーソルを合わせてからSTEP1で作成したシートに移動し、選択肢が入力されているセルを選び、OKを押下します。

さらに効率ＵＰ！
選択肢が増える可能性がある場合は、選択肢が入力されている列全体（今回の場合はA列）を選んでおくと便利です。
「データの入力規制」の設定を変更することなく、エクセルの「リスト」シートに選択肢を追加するだけで大丈夫です！

STEP4：プルダウンリストが完成しました！必要な箇所にコピーしましょう。コピーする時は、「Ctrl＋D」を使うと便利です。

動画で操作方法を確認したい方は、以下をご確認ください。

なお、プルダウンリストが設定されているセルには、選択肢以外の他の文字の入力はできません。
他の文字を入れたい場合は、そのセルの書式設定を解除してください。

今回は、エクセルのtipsとしてプルダウンリストの作成について紹介しました。少しでも業務効率UPの参考になれば幸いです。
次回は今回作成したプルダウンリストを使用して、タスクが「完了」となった行全体に色を付ける「書式設定」についてお届けします！