2021年12月17日(金) 忘年会が開催されました。

忘年会の全体写真

LYZONでは毎年新卒が忘年会の幹事を務めることになっているので、
今回は2021年度新卒メンバー8名によって会場の手配から企画、当日の進行まで担当しました。

せっかくなので、幹事の私が事前準備から当日までの様子を書いていこうと思います!

目次

    忘年会準備

    9月某日、2020年卒(1個上)の先輩方からミーティングの招集がかけられました。
    その名も、「忘年会引き継ぎミーティング」

    新型コロナウイルス対策

    新型コロナウイルスの対策について、当初から検討していました。
    しかし、9月や10月の時点で12月の状況を予測することは困難で、検討が思うように進みませんでした。
    結果としては、マスク着用の呼びかけ、会場出入口での検温・アルコール消毒、料理提供はすべてトングで取り分けなどの対策を実施しました。

    1次会場探し

    突如始まった忘年会準備。 まず取り掛かったのが、1次会場探しです。
    兎にも角にも1次会場を抑えなければという一心で、新卒全員で探しました。
    会場探しの条件は、主に次の3つです。

    1. 120人が収容可能(従業員の最大人数)
    2. 予算1人5000円
    3. 会社(御茶ノ水)から近い

    第一優先として、「120人が収容可能」を絶対条件としました。
    社長から「社員を全員参加させるつもりで!」と言われていたので、その姿勢で1次会場として予約できそうなお店を探しました。
    ただ、1次会場を探していた9月~10月は新型コロナウイルスの感染者数がとても多かった時期でもあったので、リモート開催を念頭に置きながらのリサーチで少々心苦しかったのを覚えています。

    1次会場候補を探し新卒メンバーで検討した結果、BAGUS PLACEさんのパーティー会場をお借りすることになりました。

    BAGUS PLACE
    BAGUS PLACE

    (大変お世話になりました。ありがとうございます!)

    ちなみに、予算の1人5000円を少し超える金額となってしまいましたが、社長からの承認が下りたので良しとします。

    景品企画

    忘年会のメインイベント、それは景品企画です。
    参加者はこれだけが参加の動機、と言っても過言ではないと思います。

    この企画の最大のポイントは、時間内に企画を終わらせることです。
    参加者全員に景品が用意されるので、約100名分の景品をその場で決定させる必要がありました。
    過去の事例を見ると、どうしても想定以上に時間がかかり1時間を超える年があったことがわかったので、
    どうにか企画時間を40分ほどに抑えられないか、景品企画チーム(新卒エンジニア4名)にお願いしたところ、以下の企画を立案してくれました。

    形式 チーム対抗戦のビンゴ
    当選順の決定 チームで1人でもビンゴになったら、そのチーム全員がビンゴ(当選)したことにする。
    同時に複数のチームがビンゴした場合は、チームの代表者同士でじゃんけんをして順番を決定する。
    景品の決定 忘年会開催前までに、参加者全員に景品一覧から第1希望~第5希望までを選んでもらい、集計のうえリスト化。
    そして当日は、ビンゴで決定した当選順に景品を自動的に決定する仕組み。

    結果として、この企画の所要時間は約30分でした。
    例年以上にスピード感をもって終えることができ、とても良かったと思います。

    反省点

    しかし、全てが上手くいったわけではありませんでした。
    反省点として、表側と裏側の連携が取れていなかったことが挙げられます。
    表側はスピード感をもって進行できたものの、裏側の作業スピードが序盤から遅れを取ってしまい、連携が乱れてバタバタすることとなってしまったのです。

    個人的に、この問題が起きたことには然程後悔を感じていません。
    それ以上に、自分で裏側の作業スピードが遅れていることにすぐ気づけたのは良かったものの、一作業者としてビンゴシートの回収を手伝ってしまったことで、企画全体を見ることができなかったことに後悔しています。
    ビンゴシートの回収を他の人に頼んで、自分が表側(司会)と裏側の連携を繋いでいれば防げたかもしれない、と。
    (このことから、マネジメントの役割を担っている場合は、安易に作業者に回らない方が良い、と身をもって学びました。)

    お楽しみ企画

    9月某日に先輩からの忘年会引き継ぎミーティングを行なった際、次の事項が述べられました。

    ◆出し物
    ・やりたかったらやる

    やってやる!!!
    という思いのもと、一から企画立案を始めました。
    この衝動の根幹に、「例年以上に良い忘年会にする」という目標が私の中にあったからです。
    私は性格上、「例年以上」とか「他の人より」といった競争心を火種にした目標をよく立てるので、それが今回も発動したことが経緯だと思います。

    一度は参加者に「この企画に需要はあるのか」と疑問を投げかけられ、気持ち的に挫折しそうになりました。
    しかし、ここで辞めたらきっと「やっぱりやっておけば良かった」と後悔しそう、と思い、「それなら失敗する可能性もあるけど挑戦してみよう!」と、自分を奮い立たせました。

    結果として、お楽しみ企画(その名も「社長クイズ」)はそこそこ盛り上がったかなと思います。
    個人的に特に盛り上がったなと思うのは、社長に複数の社員の似顔絵を描いていただいて、それを紹介したときです。

    社長に似顔絵を描いていただいたとき、想定していた以上、いえ、それを遥かに超える上手さだったので、クイズにするのが大変でした。
    でも、社員のみんなが社長の意外な一面を知る良い機会だったのかな、と思います。

    いざ、忘年会当日!

    忘年会の乾杯
    かんぱ~い!

    社長の音頭で、忘年会がスタート!

    工夫したこと

    今年の忘年会で工夫した点の1つに、名前を書いたネームタグを首にさげてもらうがあります。
    リモートワークが主流になってからの問題として、「顔と名前が一致しない」ということがあったので、
    社員が一堂に会する貴重なこの機会に少しでもこの問題が解消されるよう準備しました。

    当日の様子

     
    忘年会の社長
    忘年会の様子
    忘年会企画メンバー集合
    エンディングとして、今年の忘年会企画メンバーを紹介しました。

    忘年会を終えて

    忘年会を終えて一番強く感じるのは、忘年会準備は一種のプロジェクトだな、ということです。
    メンバーそれぞれに担当を付けて責任者として動いてもらったり、予算承認を得るために社長に掛け合ったりなど、これはもう1つのプロジェクトを進行しているのと同じだと思いました。
    特に私は幹事として諸々の管理を務めていたこともあり、仕事の段取り(アウトライン)の大切さや人によって仕事のスピード・アウトプットが違うことなど様々なことを学びました。
    これを新卒のうちに感じることができるのは貴重だなと、私は思います。

    忘年会自体も想定外の問題が多々浮上して全体の進行が遅れたりとおぼつかない感じだったと思いますが、参加された先輩方が「楽しかったよ」と声をかけてくれて(優しい…涙)、とても嬉しかったです。
    同期のみんなも主体的に動いてくれる場面が多くあって、「有難い~~~」と何度も心の中で叫んでいました。

    総じて、大変だったけど幹事やってよかった!と思います。
    LYZONのみなさん、今年も一年お疲れ様でした!

    忘年会幹事

     

     

    撮影協力:洲﨑、芦川、関

    杉田 Webディレクター

    2021年新卒入社。運用や構築、自社サイトの管理など多岐に渡って業務を担当。
    毎日カフェラテ1杯と水2Lを飲む。

    芦川 動画クリエイター

    2021年入社。旅行と食が生きがい。
    いつかエジプトに行きたい。

    洲﨑 動画クリエイター

    2021年入社。人を撮ることが好きで、カメラを持つと少し人格が変わる。
    休日は美味しいご飯とミステリー小説があれば幸せ。

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