こんにちは。
リモートワークにはだいぶ慣れてきましたが、趣味の居酒屋通いができず、息も絶え絶えなディレクターの松本です。 そんな社会情勢もさることながら、以前にも増して必要とされている能力があると感じています。

そうです。コミュニケーション能力です。

今回はこちらのテーマで、新卒向けのコミュニケーション活用術について書いていきたいと思います。

どんな職種でも必要な能力。

コミュニケーション能力はどんな職種においても求められる力だと思いますが、とりわけディレクターの業務において日々のコミュニケーションは避けられませんよね。

仕事を行っていくうえで、先方に

「このディレクターなら、仕事を任せても大丈夫そうだな。」
「安心して仕事を依頼できるな。」

と感じてもらえることは、プロジェクトを円滑に進めるだけではなく、不必要なトラブルを避けることにもつながります。 しかし、いきなり

「はい、今すぐにコミュニケーション能力を爆上げしてください。」

と言われても、難しいですよね。

そこで今回は、下記2つのシチュエーション別に活用術を紹介したいと思います。

  • 電話対応・電話による打ち合わせ時
  • 対面時による打ち合わせ時

電話対応時の活用術

これは個人的な話ですが、新卒の頃、電話対応で非常に苦労した思い出があります。
(電話先の相手が早口で、会社名がうまく聞き取れない…)
(先輩が席を外していて電話を取り次げないけれど、クライアントはめちゃめちゃ急いでる)…など。

焦りますよね。

相手の要求のスピードに追い付くことができず、こちらの対応がモタモタしていると (自分が電話に出ることで、会社にも相手にも迷惑をかけるのではないか…)と思いました。

そう思うと委縮してしまい、その影響で電話対応時にテキパキできなくなり…まさに負の連鎖でした。

そんな中で、電話対応時に自分が苦しくならない方法にたどり着きました。
おすすめの方法は、
"相手の声のトーンやスピードを合わせる"です。

早口の人には、聞き取りやすい範囲で早口に。
声が高い人には、気持ちこちらも声のトーンを高めに話す。
といった具合です。

これはミラーリング効果にも通ずるのですが、自分のトーンに合わせて会話をしてくれる相手に対しては人間好感を抱きやすいものです。また、相手のトーンに合わせて会話をすることで、自分自身もリラックスして必要とされている対応に臨めます。
電話もコミュニケーションですから、自分の作業(取次作業やメモ)に集中しすぎず、相手の要求に耳を傾けることが重要ですね。

逆に早口の相手に対してゆっくりしたテンポで対応していると、「波長が合わない」と感じ、不愉快にさせてしまう場合もあると思います。 あくまで相手主体で、必要な要求をしっかりテンポを合わせて対応することが大切です。

これらはもちろん対面の場合でも、日常生活でも生かせる術なので、活用いただければと思います。

対面時の活用術

最近は直接クライアント先に足を運ぶことも少なくなりましたが、代わりにテレビ電話による会議の機会が増えました。 表情や挙動は相手に映るため、対面時同様に活用術があるわけです。

対面時に自分が心がけていることは、

  • 視線や手先の不要な動作を避ける
  • 意識してゆっくりうなずく
  • ゆったりとした動作にする
といった点です。

人間、表情や身体の動作含めて、その人の心理状況を無意識に読み取ります。
視線がせわしなく動いていたり、打ち合わせ中にずっと手を揉んでいたりするとなんだか相手も落ち着かない気持ちになります。

そうなると、ちょっと大袈裟ですが
「このディレクターに仕事をお願いしても大丈夫かな…」
というような心持ちになりかねません。

打ち合わせ中に、クライアントの本心や要望を正確にヒアリングするのに影響が出てくるわけですね。
打ち合わせ中、常に直立不動でいる必要はありませんが、足をぶらぶらさせたり、時計をしょっちゅう確認したりする仕草は避けた方が好ましいです。

見えないだろうと思っていても、案外見られているものです。
手のひらを見せながら話すと"隠し事をしていない"という印象を与えますので、ここぞ!というときにはあえて相手に見えるような仕草をするときもあります。

また、目を合わせるタイミングも重要です。
常にじっと相手の目を見つめる必要はありませんが、こちら側から何か提案をしたい時や、何か重要なことを伝えたい時などに目を合わせると効果的です。
このようなときには、手元の資料を眺めたまま話すのは望ましくありませんよね。

目線を外すタイミングは会話がひと段落した際かと思いますが、外すときの目線の角度なども気にかけてみましょう。目が合った状態から上に逸らされると高圧的な印象を与えたり、真下に逸らすと自信のないような印象を与えます。
(表情や言動も影響するので、一括りではありません。一例です。)
あくまで自然に、目線を外す速度も急ぎすぎず、手元の資料やPC、ホワイトボードに移動させましょう。

こうした動作をまとめてみるとどうでしょう。 あら不思議、なんだかどっしり構えて、頼りがいのありそうな人物像が見えてきませんか?

まとめ

社内外含め、初めはうまくコミュニケーションがとれないと悩む新卒も多いと思います。
しかし、みんな最初は緊張しますしうまく話せないこともたくさんあります。
初めから完璧にコミュニケーションを取ろうと思わなくても大丈夫です。

対面/非対面に関わらず、まずはなるべくリラックスして臨めるようになることを目指しましょう。

松本

松本 webディレクター

2016年入社。
美大出身の感性を生かし、美しく心地いいサイトを構築したいと日々奮闘中。
趣味はゾンビ映画とホラー映画漁り。